Leitfaden zur elektronischen Zustellung behördlicher Schriftstücke

Um was handelt es sich bei der elektronischen Zustellung?
Die Zustellung aller behördlichen Schriftstücke erfolgt ab 01.12.2019 in die gemeinsame Plattform „MeinPostkorb“. „MeinPostkorb“ dient ausschließlich zum Empfangen von Schriftstücken. Erledigungen der Finanzbehörden gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) werden weiterhin in FinanzOnline zugestellt und zusätzlich zur Information über „Mein Postkorb“ angezeigt.

Wer ist verpflichtet?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen, sofern nicht eine Befreiung vorliegt.

Wer ist befreit?

• Unternehmen, die wegen Unterschreiten der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet sind (Umsätze ≤ EUR 30.000,00).
• Unternehmen, die keine internetfähige Hardware oder keinen Internet-Anschluss im Unternehmen haben.

Es muss jedoch ein Widerspruch an info@usp.gv.at übermittelt werden (siehe Beilage A).

Welche Fristen müssen beachtet werden?
Nicht befreite Unternehmen sind spätestens mit 01.01.2020 verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen.

Welche Maßnahmen müssen gesetzt werden?
Je nachdem, inwieweit Sie schon in Bezug auf die elektronische Zustellung in FinanzOnline bzw. im Unternehmensserviceportal (USP) integriert sind, trifft der folgende Fall auf Sie zu:

1. Fall: Unternehmen ist FinanzOnline-Teilnehmer und Mail-Adresse (vor dem 01.12.2019) zur
   elektronische Zustellung ist bereits hinterlegt:
   • Registrierung im USP (wenn noch nicht erfolgt), Handysignatur notwendig
     (TIPP: Handysignatur kann auch beim Bürgerservice der Gemeinde beantragt werden)
   • Kontrolle, ob im USP-Konto die E-Mail-Adresse des Unternehmensvertreters hinterlegt ist,
     welcher als Postbevollmächtigter zum Empfang behördlicher Schriftstücke vorgesehen ist.
2. Fall: Unternehmen ist FinanzOnline-Teilnehmer aber noch keine Mail-Adresse hinterlegt:
   • Registrierung im USP (wenn noch nicht erfolgt), Handysignatur notwendig
   • Im FinanzOnline unter Eingaben/Zustellung die „elektronische Zustellung“ aktivieren, sowie
     die Mail-Adressen hinterlegen (für den Unternehmer selbst oder für einen
     Postbevollmächtigten).
3. Fall: Unternehmen ist nicht FinanzOnline-Teilnehmer, nicht ERV-Teilnehmer und nicht bei
   USP oder einem Zustelldienst registriert:
   • Registrierung für die eZustellung
     • ab 01.12.2019: Registrierung direkt im USP, Handysignatur notwendig

Für ALLE Fälle notwendig:

• Im USP die Anwendung „MeinPostkorb“ freischalten (oft schon freigeschalten).
• Überprüfung, ob die E-Mail-Adresse bereits hinterlegt ist, ansonsten diese eintragen (erst
  ab 01.12.2019 möglich).

Freiwillig möglich:
Um Zustellungen per RSa oder RSb empfangen zu können, ist zusätzlich eine einmalige Registrierung bei einem der vier zugelassenen Zustelldienste notwendig. Das sind derzeit:

• Österreichische Post AG (meinbrief.zustellung.gv.at/)
• BriefButler.zustelldienst (briefbutler.at)
• BRZ Elektronisches Zustelldienst (brz-zustelldienst.at/Zustellservice/processor)
• eVersand (eversand.at)

Diese zusätzliche Registrierung erfolgt entweder direkt bei den einzelnen Zustelldiensten oder auch direkt in „MeinPostkorb“.

1. Handy-Signatur: zur Nutzung der elektronischen Zustellung wird die Verwendung der Handy-Signatur empfohlen. Die Handysignatur kann auch beim Bürgerservice der Gemeinde beantragt werden. Sie können aber auch über das Unternehmensserviceportal mit den USPBenutzerkennungen einsteigen.
2. USP-Konto und Postbevollmächtigter: Zur Nutzung des elektronischen Postfachs „MeinPostkorb“ muss das Unternehmen über ein Konto im Unternehmensserviceportal (usp.gv.at) und zumindest einen USP-Anwender mit der Rolle „Postbevollmächtigter“ verfügen.
3. Registrierung zur eZustellung: Um als Unternehmen an der elektronischen Zustellung teilnehmen zu können, muss über das elektronische Postfach „MeinPostkorb“ im Unternehmensserviceportal eine Registrierung am Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung vorgenommen werden.
4. Abholung der elektronischen Zustellungen: Die Abholung erfolgt über das elektronische Postfach „MeinPostkorb“ unter usp.gv.at.

Mit folgendem Link gelangen Sie zu der vom Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort verfassten pdf-Datei FAQ „Fragen und Antworten zur elektronischen Zustellung“:
https://www.bmdw.gv.at/dam/jcr:5237d958-bd94-4c6d-9dff-5b8c43641926/2019%2011%2007_FAQs_eZustellungNEU_v1.2_Unternehmen.pdf